Baudreix

Village touristique béarnais

Get Adobe Flash player

Location de Salles Communales

 

 

Formulaire de Demande

 

 

Veuillez svp télécharger le formulaire en cliquant sur le lien ci-après,

l'imprimer et le déposer au secrétariat de la Mairie dûment complété et accompagné des documents complémentaires.

 

Nous vous prions également de lire attentivement le Réglement Intérieur affiché plus bas.

 

 

Demande de Location de Salles Communales

 

 

 


 

SALLES Tarifs location au 1 09 2016 1


Réglement Intérieur

 

Le présent règlement a pour objet de définir les conditions de location et d’utilisation des salles communales de Baudreix.


I - DISPOSITIONS GENERALES


Les associations ou particuliers qui souhaitent utiliser une salle communale à titre ponctuel ou annuel doivent en faire une demande écrite auprès de la Mairie de Baudreix.


Une option peut être posée sur simple appel téléphonique au secrétariat de la Mairie, qui doit être confirmée par une demande écrite de réservation de salle. La réservation prendra effet qu’à partir de ce moment-là.


La réservation est confirmée par la signature du contrat de location par les deux parties, joint en annexe au présent règlement


Le Conseil Municipal a déterminé l’affectation des salles en fonction de la manifestation ou de l’activité proposée (cf. tableau des tarifs des salles).


Les salles communales peuvent également être utilisées à titre permanent (36 semaines par an) par une association ou un auto-entrepreneur pour une activité sportive, de loisirs, culturelle… en fonction d’un planning annuel établi en début d’année scolaire et des disponibilités des salles sur les créneaux demandés.


Les mises à disposition ou location de salles sont traitées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes et des besoins prioritaires de la municipalité pour ses manifestations.


II – CONDITIONS D’UTILISATION


Tout utilisateur d’une salle communale devra fournir une attestation d’assurance de responsabilité civile couvrant les risques liés à l’occupation de la salle, dans les cas où sa responsabilité pourrait être engagée (incendie, vol, détériorations et dommages aux biens et aux personnes).


Le fonctionnement de la buvette est soumis à la réglementation en vigueur et à l’autorisation du Maire par une demande préalable à effectuer en Mairie environ 15 jours avant la manifestation. En cas de diffusion musicale, l’organisateur s’engage à faire les déclarations réglementaires à la SACEM.


Toutefois, en cas de dégradation importante constatée dans le bâtiment lors de l’état des lieux, la commune se réserve le droit d’encaisser le chèque.


Il est demandé aux utilisateurs de veiller à la tranquillité des habitants riverains et en particuliers de baisser le niveau sonore après 22 heures et d’éviter les bruits intempestifs de moteurs, les portières qui claquent ou les cris à l’extérieur. De plus, les portes et fenêtres devront être fermées pendant l'utilisation de la salle.


Pour des raisons de régulation du chauffage et d'économie d'énergie, il est nécessaire de ne pas laisser les portes ouvertes.


Après l'utilisation et avant le départ, la vérification de toutes les fermetures des portes et fenêtres devra être réalisée, ainsi que l’extinction des lumières.


En cas de vandalisme, il s’ensuivra des pénalités à l’encontre de l’association ou du particulier. Ces pénalités, laissées à l’appréciation de M. le Maire en fonction de l'importance des dégâts constatés et pourront être d'un montant de tout ou partie de la caution de dégradation ou plus. Il pourra s'en suivre l'interdiction d'utilisation des salles communales à l’avenir.


Après la manifestation, la salle et l'ensemble des locaux devront être rendus propres et le matériel mis à disposition devra être rangé à l'état initial, faute de quoi, le chèque de caution de nettoyage pourra être retenu.


L’utilisateur devra évacuer les ordures ménagères issues de sa manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet.


III – CONSIGNES DE SECURITE


Pendant l’utilisation des salles, les portes et issues de secours doivent restées libres d’accès et dégagées. Il est interdit de fumer à l'intérieur des salles.


Il est interdit d'utiliser des systèmes de mise à feu (feu d'artifice, pétards et similaires) et des avertisseurs sonores à l’extérieur et à l’intérieur des bâtiments.


Le stockage et l’apport de matériel en supplément, ne répondant pas aux normes de sécurité en vigueur sont interdits.


Les extincteurs situés dans la salle ne sont à utiliser qu’en cas d’extrême nécessité.


La Municipalité dégage toute responsabilité concernant la disparition d’effets personnels.


Il est strictement interdit de modifier les installations électriques, d’effectuer des branchements d’appareils consommant beaucoup d’énergie, sans autorisation de la Mairie. Ce type de modification ne peut être effectué que par un personnel communal habilité.


Toute défectuosité électrique doit être signalée sans délai à la mairie.


IV – MATERIEL


La mise en place de l'équipement et du mobilier nécessaire sera effectuée par les soins de l'Occupant. Il en ira de même pour les opérations de rangement.


En aucun cas le matériel ne doit être utilisé à l'extérieur.


Le prêt de l'estrade est consenti et accepté moyennant le versement de la somme de 50 €


L’estrade est uniquement utilisable dans la salle des fêtes, elle ne pourra en aucun cas être prêtée ou louée à l’extérieur du village.


L’agent communal supervisera le montage et démontage de l’estrade.


L’utilisateur s’engage à respecter et à faire respecter par toutes les personnes présentes dans la salle durant la location, le présent règlement ainsi que toutes les consignes de sécurité.


M. le Maire veillera à l’application du présent règlement.


Le fait d’utiliser les locaux signifie de la part des utilisateurs la reconnaissance du présent règlement et un engagement à respecter ses conditions